Les archives sont normalement placées dans chaque chef-lieu de département, mais il est également possible de les consulter sur internet en y indiquant une adresse précise. Si vous souhaitez entamer des recherches généalogiques dans les archives départementales, il faut d’abord que vous remplissiez quelques formalités administratives et que vous vous y inscriviez gratuitement. Et si besoin, vous pouvez demander des renseignements sur le fonctionnement des archives auprès du personnel, en plus de ce que vous pouvez trouver dans ce petit guide.

Les avantages de faire des recherches généalogiques dans les archives départementales

Avant de commencer, il y a lieu d’admettre que vous avez raison d’aller aux archives pour réaliser vos recherches généalogiques puisque, de un, de nombreuses communes déposent toutes leurs archives aux A.D.

De deux, vous pouviez retrouver tous les registres d’Etat Civil et tous les registres paroissiaux dans un même endroit, sans que vous n’ayez à faire des va-et-vient par ci ou par là. Et rien ne vous empêche de compléter aussi vos recherches avec les informations que vous obteniez via les archives en ligne. Enfin, il se peut également que vous y trouviez d’autres documents auxquels vous ne vous y attendez pas mais qui peuvent vous être très utiles, tels que les archives notariales, les recensements, …

Cependant, il convient de préciser que les employés des archives ne peuvent pas faire des recherches pour vous. Ils sont juste là pour conserver les documents et pour les mettre à votre disposition. Donc, ce n’est pas la peine de les contacter pour demander leurs services. Quant à leur horaire d’ouverture, en général, vous pouvez vous y rendre à toute heure de la journée car les archives sont ouvertes en continu. Quelques-unes seulement sont fermées le midi.

Le fonctionnement des archives départementales en général

En ce qui concerne maintenant le fonctionnement des archives départementales proprement dit, vous devez savoir que tous les documents y sont classés dans un ordre précis, notamment par séries. Ainsi, si vous envisagez d’utiliser les archives départementales pour la généalogie, vous devez surtout vous intéresser sur la série E car c’est dans celle-ci que vous pouviez trouver les papiers qui parlent de la féodalité, des communes bourgeoises, des familles, des notaires et de l’état civil.

Sinon, vous pouvez aussi vous servir des différents instruments de recherche pour faciliter vos tâches, tels que les inventaires, les guides ou les microfilms. En parlant de microfilms, vous pouvez les regarder dans les archives pour accélérer vos recherches et pour profiter des archives numérisées.

D’ailleurs, beaucoup de registres de l’Etat Civil et de registres paroissiaux sont actuellement microfilmés et leurs exemplaires respectifs sont stockés aux A.D. Toutefois, vous devez quand même faire des réservations de lecteur ou d’ordinateur dans les archives si vous ne voulez pas perdre du temps, car de nombreux généalogistes les utilisent dans le quotidien.

Quelques conseils pour faciliter vos recherches généalogiques dans les archives

Lorsque vous allez dans les archives départementales, il vous est conseillé de toujours apporter soit un cahier, soit une tablette, soit un PC pour prendre des notes. Ensuite, il faut que vous mémorisiez tous les cotes des documents dans votre dispositif pour pouvoir les retrouver ultérieurement.

Pour continuer, vous ne devez pas hésiter de ramener un arbre généalogique avec vous, de préférence un arbre généalogique de 5 générations au format A4, pour que vous puissiez le compléter directement sur place, au fur et à mesure que vous collectiez des informations sur les noms, les prénoms, les dates et lieux de naissance, les dates et lieux de décès, les dates, lieux et témoins de mariage, … Et si vous ne comprenez pas le principe ou les dates de l’ancien calendrier dit calendrier républicain, vous pouvez voir sur internet et le convertir en calendrier grégorien.

Parfois, il est possible de commander des microfilms dans un autre département, grâce à la communication à distance. Mais si vous souhaitez bénéficier de genre de service, il vaudrait mieux que vous vous informiez tout d’abord sur la cote, sur la disponibilité des microfilms et sur le coût d’envoi avant de passer votre commande.

Enfin, vous devez savoir également qu’il est interdit de faire des photocopies dans les archives, surtout s’il s’agit d’actes originaux. Ainsi, il vous est suggéré d’apporter un appareil photo numérique pour les photographier ou pour les microfilmer. Mais pour cela, vous devez payer quelques centimes d’Euros.

Exemple concret pour la recherche d’un acte d’état civil

A titre d’illustration, voici exactement comment vous devez vous y prendre pour chercher un acte de naissance dans les archives départementales. Tout d’abord, vous allez y trouver beaucoup de classeurs, mais pour les distinguer, vous devez regarder la cote exacte du microfilm ou du document. Plus concrètement donc, vous allez vous référer à la date ou à l’année de naissance de l’individu, et si possible aussi, à son lieu de naissance.

Ensuite, il suffit que vous lisiez la cote qui peut indiquer par exemple 3E 29/10 et qui signifie normalement : 3 pour Etat Civil, E pour série, 29 pour l’adresse et 10 pour le numéro du registre. En revanche, s’il s’agit de tables décennales, la code aura la forme 4 E 29/22 c’est-à-dire 4 pour Tables décennales et le reste est comme pour l’Etat civil. Et enfin, pour la cote des microfilms, on parle souvent de 5MI ou de 6MI, dont 5 pour registre, 6 pour tables décennales et MI pour microfilm.

Quoi qu’il en soit, il y a lieu de vous rappeler que vous ne pouvez demander que trois cotes à la fois au maximum dans les archives départementales. Donc si vous envisagez d’accéder à plusieurs documents ou à plusieurs microfilms, il faut que vous arriviez tôt sur les lieux.